Vous envoyez régulièrement vos agents commerciaux à l’étranger ? L’un de vos salariés va visiter des clients avec son véhicule personnel ? Entre l’hébergement, les repas et le transport, les déplacements professionnels représentent des coûts et une charge de travail importants pour l’entreprise.
Quels frais sont pris en charge par l’employeur ou le salarié ? Comment faciliter le suivi des dépenses et le remboursement des notes de frais en voyage d’affaires ? Comment un logiciel dédié au business travel peut-il vous aider ? On vous explique tout sur le calcul des frais de déplacement professionnel.
Qu’appelle-t-on « déplacement professionnel » ?
On parle de déplacement professionnel lorsque le salarié effectue une mission en dehors de son lieu de travail habituel (les locaux de l’entreprise ou le domicile privé pour un télétravailleur). On pense surtout aux commerciaux en voyage d’affaires, mais tous les employés passant une nuit à l’extérieur de leur domicile pour un motif professionnel sont concernés.
Si la mission a lieu à côté de l’entreprise, on parle de petit déplacement. Si elle nécessite de réserver une nuit d'hôtel loin du domicile du salarié, on emploie le terme de grand déplacement. Selon les critères de l’Urssaf, ce dernier prend forme sous deux conditions :
- La distance entre le domicile et le lieu de travail est égale ou supérieure à 50 kilomètres ;
- Le trajet nécessite plus de 1h30 de transports en commun.
Quels sont les types de frais de déplacement professionnel ?
Hébergement, repas, déplacement, habillement, cadeaux clients… Toutes les dépenses avancées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise sont considérées comme des frais professionnels.
Qu’en est-il du voyage d’affaires ? Pour le calcul et le remboursement, on distingue deux types de frais de déplacement professionnel : les frais de transport et les frais liés au déplacement.
Les frais de transport
Les frais de transport se rattachent à toutes les dépenses engagées pour se déplacer dans le cadre d’une mission professionnelle. On prend donc en compte :
- Les titres de transport (train, avion, bateau…) ;
- Les indemnités kilométriques ;
- Les frais de parking ;
- Les frais de location d’un véhicule ;
- Les frais de carburant ;
- Les frais de taxis ;
- Les trajets domicile-travail (hors voyages d’affaires).
Les frais liés au déplacement
Lors d’un voyage d’affaires, votre salarié est loin de chez lui. Il doit donc se nourrir et se loger pour accomplir une tâche confiée par l’entreprise. Vous comptez donc, entre autres, des frais concernant :
- Les frais d’hébergement ;
- Les frais de restauration ;
- La prime de panier ;
- Les frais de téléphonie ;
- Les frais postaux.
Comment calculer les frais de déplacement professionnel ?
Il y a deux façons de rembourser les frais professionnels : soit au forfait, via une prime de déplacement dont le montant est fixé à partir des barèmes de l’Urssaf, soit au réel, sur présentation de justificatifs. Les dépenses liées à l’hébergement et au repas sont prises en charge selon des modalités spécifiques. Voici les règles.
Le calcul des frais de déplacements
Dans de nombreux cas, le salarié demande un remboursement sur la valeur réelle des frais engagés pour un déplacement. Pour ce faire, il doit fournir des justificatifs à l’entreprise avec les notes de frais (facture, péage…).
Si l’employé utilise son véhicule personnel, le calcul des frais de déplacement professionnel s’effectue généralement sur la base du barème kilométrique de l’Urssaf en vigueur. Ce remboursement par forfait tient compte du type de véhicule (voiture, moto ou scooter), de sa puissance et de la distance parcourue. Si le véhicule utilisé est électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.
Bon à savoir : l'indemnité kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par le barème de l’Urssaf.
Le calcul des frais d’hébergement et de repas
Si le salarié est contraint de prendre un repas au restaurant et une nuit d'hôtel pour le travail, les frais de logement et de restauration sont intégralement pris en charge par l’entreprise. Là aussi, il est possible de choisir un calcul au réel ou au forfait.
Attention, l’Urssaf revoit ses barèmes chaque année. Le montant à rembourser dépend de la situation du salarié (petit ou grand déplacement, mutation professionnelle, télétravail…), de la zone géographique où il est logé (France métropolitaine, DOM-TOM ou étranger) ou encore du temps passé en voyage d’affaires.
Comment rembourser les frais de déplacement professionnel ?
Le remboursement des frais de voyage d’affaires fait partie des quatre obligations de l’employeur (avec le délai de prévenance minimum, les moyens de transport autorisés et la préservation de la sécurité du salarié). Par définition, il s’agit de toutes les dépenses engendrées par un salarié lors de déplacements effectués dans le cadre professionnel, en France ou à l’étranger. Elles concernent à la fois les voyages d’affaires et les trajets domicile-lieu de travail.
Dans la seconde catégorie, le remboursement par l’employeur n’est pas une obligation. Il peut y avoir une prise en charge dans certaines conditions et limites (forfait mobilités durables, déplacements en transports publics…), profitant alors à l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Dans quel cas une note de frais peut-elle être remboursée ?
Dans la plupart des entreprises, le salarié ne dispose pas d’une carte bancaire professionnelle. Il doit donc engager des dépenses personnelles puis demander la prise en charge par l’employeur.
Si le remboursement des notes de frais professionnels représente une obligation pour l’employeur, le salarié doit respecter certaines conditions de son côté :
- Les dépenses avancées sont directement liées à la mission professionnelle ;
- Le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique voyage de l’entreprise ;
- Le salarié peut fournir un justificatif des dépenses engagées.
Quel délai pour rembourser les frais professionnels ?
Plus le remboursement est rapide, mieux c’est pour le salarié et la société. Pourtant, sans logiciel de gestion des dépenses en voyage d’affaires, le calcul et la validation des justificatifs peut traîner en longueur.
Dans la pratique, les entreprises s’octroient un délai maximum de 30 jours, afin d’indemniser l’employé sur le prochain bulletin de salaire. Une politique voyage peut fixer un délai différent.
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Si le voyage d’affaires est un incontournable en entreprise, il doit permettre d’assurer l’avenir et non de vous freiner. De la préparation du déplacement au remboursement des notes de frais, faites confiance à un expert en business travel et équipez-vous d’un outil dédié.
Sans logiciel de gestion des dépenses, le salarié doit remplir une note de frais et la transmettre au service comptabilité de son entreprise, accompagnée des justificatifs de paiement. Le remboursement et le calcul de l’indemnité kilométrique prend du temps, les erreurs et les pertes de papiers sont courantes, la veille réglementaire n’est pas négligeable… Et si vous décidiez d’améliorer le suivi des dépenses de vos collaborateurs ? Centraliser vos données sur les voyages en temps réel, maîtrisez vos coûts, faites des économies et rassurez vos équipes !
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