Besoin de mieux gérer les dépenses de vos voyageurs d’affaires ? La carte logée centralise toutes les transactions réalisées pour les déplacements professionnels, de la réservation d'hôtel à la location de voiture. Cette solution de paiement virtuelle simplifie la tâche de l’entreprise et des collaborateurs dans la réservation, la facturation et le traitement des frais professionnels.
Vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement et les avantages de la carte logée ? Découvrez les solutions dédiées au voyages d’affaires. On vous explique tout en détail dans cet article.
Qu’est-ce qu’une carte logée ?
La carte logée représente une solution de paiement centralisée dédiée aux déplacements professionnels des entreprises. Comme son nom l’indique, elle est « logée » dans les outils de réservation et de facturation des agences de voyages d’affaires, ce qui simplifie la gestion des dépenses de A à Z.
Au format dématérialisé, ce dispositif lie l’entreprise, ses collaborateurs et la société émettrice de la carte (un intermédiaire bancaire). C’est cette dernière qui règle les fournisseurs liés aux voyages d’affaires (hôtels, restaurants, compagnies aériennes, sociétés de location de véhicules…). L’émetteur facture ensuite la somme totale en différé à l’entreprise, transformant ainsi l’ensemble de ses achats en un seul paiement final. Résultat : un interlocuteur unique, une simplicité d’utilisation et une visibilité totale sur vos dépenses.
Carte logée : comment ça marche ?
Besoin de réserver un hébergement ou un vol pour un déplacement professionnel ? La carte logée facilite toutes vos démarches de réservation et de paiement ! Voici les étapes à suivre pour l’utilisation :
- Votre collaborateur réserve son voyage d’affaires auprès de l'agence de voyage d’affaires (à partir d’un site web, d’une application mobile dédiée…) ;
- L’agence de voyage d’affaires s’occupe de régler tous les fournisseurs un à un (hôtels, compagnies aériennes…), en passant par l’émetteur de la carte logée ;
- L’agence de voyage d’affaires envoie une confirmation de réservation à votre collaborateur ;
- Votre entreprise reçoit un relevé de facturation unique pour l’ensemble des transactions effectuées par l’agence, bénéficiant d’un paiement en différé.
Ainsi, votre entreprise allège sa gestion des transactions et des paiements, et les fournisseurs finaux ne risque aucun impayé ou retard de paiement. La carte logée profite à tous.
Quelles transactions sont gérées par la carte logée ?
La carte logée couvre tous les besoins liés aux voyages d’affaires, que les dépenses aient lieu avant, pendant ou après le séjour. Elle peut notamment concerner :
- La réservation de billets de transport : avion, train… ;
- La location de voiture ;
- Le parking et le service voiturier ;
- La réservation d'hôtel ;
- Les frais de restauration ;
- Les frais de forfait mobile avec internet (boîtier wifi par exemple) ;
- Les frais d’assurance voyage.
Qui sont les émetteurs de cartes logées ?
En France, il existe plusieurs émetteurs de cartes logées :
- AirPlus International ;
- American Express ;
- Citi ;
- HSBC.
En Europe, vous pouvez également profiter des solutions de BNP Paribas et la Société Générale. Les cartes sont émises sur les réseaux UATP d’AirPlus, Amex, Visa ou Mastercard.
Bon à savoir : pour la gestion simplifiée de vos frais professionnels, Selectour Affaires vous propose la carte logée AirPlus International ou American Express.
Quel est l’intérêt d’une carte logée en voyage d’affaires ?
Quand il s’agit de fluidifier la gestion des dépenses, tout le monde y trouve son compte. La carte logée améliore l’organisation et réduit les coûts des entreprises, tout en contribuant au confort et la sécurité des voyageurs. Voici les grands avantages de cette solution de paiement centralisée.
Une maîtrise des dépenses en déplacement professionnel
Le dispositif de carte logée centralise toutes vos transactions au même endroit, généralement sur une plateforme digitale et sécurisée. Elle vous fournit donc des données précieuses sur la façon dont vous dépensez en voyage d’affaires, ce que telle ou telle réservation vous a coûté, sur les évolutions des prix des fournisseurs…
En suivant précisément vos dépenses, à l’aide d’un reporting précis et à jour, vous optimisez votre budget voyage et trouvez des pistes d’économies. Vous pouvez ainsi négocier avec les fournisseurs, profiter de tarifs avantageux et réajuster votre politique voyage.
Un traitement accéléré des frais de voyage
Le principe de la carte logée repose sur la facturation unique. Tous les achats sont rassemblés sur votre plateforme de paiement, permettant ainsi de régler l’ensemble des frais liés aux déplacements professionnels en une fois par mois.
Vous passez donc moins de temps à trier les notes de frais, à contrôler les justificatifs, à calculer des montants, à rembourser vos salariés… Avec une solution de carte virtuelle pour entreprise, tous vos processus sont automatisés et accélérés.
Des voyageurs d’affaires sereins et productifs
Vous gagnez du temps, vos salariés aussi. Ils n’ont pas besoin d’envoyer des notes de frais à vos services comptables, puisque l’historique des achats s’auto-construit au fur et à mesure des réservations. Les justificatifs sont déjà intégrés dans l’application mobile, et les sommes sont automatiquement calculées. Aucun risque de perdre une facture ou un ticket de péage avec ce système !
De plus, les voyageurs d’affaires effectuent toutes les réservations de transport et d’hébergement en amont, très simplement auprès de l’agence de voyages. Petit bonus avec Selectour Affaires : ils n’ont pas besoin de comparer les prix des vols et des hôtels pendant des heures, puisque notre technologie d’optimisation tarifaire vous propose les trajets les plus courts au meilleur prix !
Vous limitez ainsi le stress et les pertes de temps pendant les déplacements professionnels, permettant ainsi à vos agents commerciaux de se concentrer sur leur mission principale.
Aucun risque de fraude
Enfin, sachez que la carte logée constitue une solution de paiement hautement sécurisée. Dématérialisée et acceptée au sein d’un réseau de partenaires spécifiques, elle supprime tout risque de fraude.
Optimisez la gestion des dépenses avec Selectour Affaires !
Passez à la solution de paiement centralisée et dématérialisée avec Selectour Affaires. Notre agence de voyages d’affaires met à disposition les outils nécessaires au bon déroulement de vos déplacements professionnels.
Notre application mobile dédiée au voyage d’affaires offre une visibilité totale et actualisée sur vos données, tout en optimisant le traitement des dépenses. Complète et intuitive, elle guide vos salariés durant toutes les étapes du séjour et intègre des fonctionnalités incontournables, de la navigation offline au convertisseur de devises, en passant par le générateur d’itinéraires intelligent.
Adoptez la carte logée avec Selectour Affaires pour une gestion des dépenses optimale. Choisissez la simplicité et la sécurité pour vos collaborateurs, et permettez-leur de rester productifs tout au long du voyage.
Faites confiance à la solution dédiée de carte logée par Selectour Affaires et profitez d’un accompagnement personnalisé pendant vos déplacements professionnels. Besoin d’un renseignement ? Contactez nos équipes.
