S’il suffit d’ouvrir Zoom ou Teams pour contacter des clients à l’autre bout du monde, rien ne remplace une véritable rencontre en face à face. Les déplacements professionnels étoffent votre réseau, créent des opportunités, renforcent la cohésion d’équipe et récompensent vos collaborateurs. Plus importants que jamais, ils permettent de nouer des liens plus humains, de mieux se comprendre, de vivre des expériences marquantes et de motiver les employés.
Pour superviser efficacement tous les déplacements professionnels, les entreprises font appel à un chargé de voyage d’affaires. Entre réservation d'hôtels et gestion des dépenses, quelles sont ses missions et responsabilités ? Quels avantages pour votre entreprise ? Voici la fiche métier sur le chargé de voyage d’affaires.
Pourquoi organiser des voyages d’affaires pour son entreprise ?
Difficile de signer un gros contrat commercial sans jamais avoir rencontré son fournisseur. D’après l’étude du cabinet britannique Oxford Economics, spécialisé dans l’analyse quantitative de l’économie mondiale, un agent multiplie par deux le taux de conversion des prospects en clients lorsqu’il prend la peine de se déplacer jusqu’à eux. La rencontre génère un climat de confiance et de sympathie, chose plus laborieuse lors d’échanges par mail ou téléphone uniquement.
Mais le voyage d’affaires, ce n’est pas qu’une histoire de contrats entre un client et un prestataire. Aujourd’hui, le business travel s’élargit pour répondre à de nouveaux besoins des entreprises, mêlant missions professionnelles et voyages de récompense. On pense par exemple aux types de déplacements suivants :
- La visite clients, prospects ou fournisseurs ;
- Le séminaire d’entreprise ;
- Le voyage pour assister à une conférence ou visiter un salon professionnel ;
- Le voyage pour entreprise ;
- Le team building ;
- Le tourisme d’affaires.
Il n’y a plus que vos employés commerciaux qui voyagent ! Que vous envoyiez vos collaborateurs en France ou à l’étranger, sur un week-end ou une semaine, en déplacement individuel ou en groupe, vous y gagnerez sur le long terme. Acquérez de nouvelles compétences, conservez vos liens commerciaux et motivez vos collaborateurs avec un chargé de voyage d’affaires !
Quelles sont les missions du chargé de voyage d’affaires ?
Le chargé de voyage d’affaires, agent de voyage d’affaires ou encore travel manager, est sollicité par des entreprises pour gérer les déplacements professionnels de leurs employés. Interlocuteur privilégié des voyageurs, il planifie et s’assure du bon déroulement de chaque mission en France ou à l’étranger, tout en proposant des solutions de mobilité pratiques et économiques.
Pour ce faire, cet agent s’adapte à la politique voyage de l’organisation et met en place des outils de gestion dédiés au business travel. On lui confie généralement les missions suivantes :
- Organisation des déplacements professionnels (visite clients, séminaire, tourisme d’affaires…) en coopérant avec une agence de voyage d’affaires ;
- Veille tarifaire et recherche des solutions de déplacement optimales, selon la politique voyage d’entreprise ;
- Rassemblement des informations concernant la ville ou le pays d’accueil (formalités douanières, consignes sanitaires, mouvements sociaux, risques…) et mise en application des règles ;
- Réservation des transports, des hôtels et des locations de voiture ;
- Gestion des déclarations auprès des assurances et des services de la Sécurité sociale ;
- Gestion de l’impact écologique des déplacements ;
- Suivi des problèmes et des litiges survenus pendant le voyage ;
- Gestion des dépenses et contrôle de la facturation.
Quelles sont les qualités et compétences d’un chargé de voyage d’affaires ?
Généralement issu d’une formation de tourisme et d'hôtellerie en bachelor de 3 ans ou en master de 5 ans, le chargé de voyage d’affaires s’appuie à la fois sur les outils numériques dédiés au business travel, sur ses compétences rédactionnelles et sur ses talents de négociation. Il utilise à la perfection les logiciels de gestion de réservation, des dépenses, de comptabilité… pour alléger l’entreprise des tâches complexes et chronophages. C’est également un bon orateur capable de traiter en plusieurs langues, dont l’anglais.
Son poste stratégique requiert diverses qualités et savoir-faire :
- Sens de l’organisation et de l’analyse ;
- Capacité d’adaptation aux imprévus ;
- Excellent relationnel commercial ;
- Sens du service ;
- Patience et rigueur ;
- Pédagogie ;
- Respect de la confidentialité ;
- Veille réglementaire (Code du travail, convention collective applicable…) ;
- Culture géopolitique.
Pourquoi faire appel à une agence de voyage d’affaires ?
Que vous l’embauchiez dans votre entreprise ou y faisiez appel dans une agence de voyages d’affaires, le travel manager facilitera vos processus de planification et d’analyse des déplacements professionnels de A à Z. À la fois conseiller, négociateur et coordinateur, ce couteau-suisse du business travel vous fait gagner du temps et de l’argent.
Il gère les réservations, les trajets, les dépenses, les remboursements, les questions, les aléas du voyage et la sécurité des collaborateurs avant, pendant et après le déplacement professionnel. Son objectif reste de répondre à tous vos besoins d’entreprise tout en suivant les évolutions du marché du voyage et du tourisme dans le monde. Pour ce faire, il adopte un rôle transversal absolument indispensable pour le bon déroulement de chaque séjour en France ou à l’étranger.
En déléguant la gestion des déplacements professionnels à un chargé de voyage d’affaires dans un agence spécialisée, les voyageurs bénéficient d’une expertise métier. Plus besoin de comparer vous-même les tarifs entre hôtels ou de trouver un vol de dernière minute après une annulation de trajet, le travel manager s’occupe de tout et en mieux ! De plus, avec une agence de voyage d’affaires, vous bénéficiez d’un logiciel tout-en-un pour écourter vos démarches administratives, éviter les erreurs et faire des économies.
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