Vous avez oublié votre chemise et votre batterie externe en voyage d’affaires ? Entre les trajets, les missions et les repas professionnels, vous n’avez pas le temps de courir acheter les vêtements et accessoires manquants. Pire, sans certains éléments essentiels, vous risquez de manquer votre vol ou de vous retrouver avec un téléphone déchargé à l’étranger, loin de chez vous. Ces aléas du voyage désagréables coûteraient très cher à l’entreprise et vous causeraient beaucoup de stress.
Pour préparer sa valise comme il se doit avant tout déplacement professionnel, découvrez notre check list du voyage d’affaires. Documents d’identité, moyens de paiement, vêtements, trousse de toilette, appareils électroniques… Avec Selectour Affaires, pensez à tout !
Les documents importants et moyens de paiement
Bien avant de fouiller dans votre penderie, vérifiez les documents précieux qui vous permettront de voyager partout. Sans eux, vous ne pourrez pas quitter le pays ou avancer les frais de déplacement professionnel. Ce sont les éléments les plus importants à rassembler avant le grand départ. En général, ces petits documents légers sont rangés dans un sac de voyage, un portefeuille ou une poche de votre veste, afin de les garder à portée de main.
Dans notre check list du voyage d’affaires, parle ici bien sûr des documents d’identité, des moyens de paiement et des papiers suivants :
- Carte d’identité ou passeport, avec visa tourisme ou travail si nécessaire ;
- Permis de conduire ;
- Carte de Sécurité sociale ;
- Carte européenne d’assurance maladie ;
- Attestation d’assurance obligatoire dans certains pays ;
- Titres de transport (avion, train…) ;
- Réservations d'hôtel, de locations de voiture… ;
- Carte d’étudiant ;
- Clés et badges (du lieu de travail à visiter ou de votre logement pour le retour) ;
- Carte bancaire de crédit internationale (Visa, Mastercard…) ;
- Chèques vacances ;
- Espèces en euros et en devises étrangères ;
- Coordonnées de votre banque ou application mobile dédiée.
Notre conseil : pensez à numériser tous ces documents indispensables avant le déplacement professionnel, afin de les conserver dans une boîte mail ou un cloud, dans le cas où vous perdriez vos papiers. Vous pourrez ainsi les montrer sur votre téléphone ou votre ordinateur portable.
Les produits d’hygiène
La plupart des hôtels vous fournissent les serviettes et le shampoing, mais peu offrent le dentifrice et la brosse à dents. Vous devez impérativement préparer une trousse de toilette pour tout déplacement professionnel. Dans l’idéal, n’emportez pas toute votre salle de bain : optimisez le contenu de la trousse avec les accessoires indispensables.
Faites le point sur les produits d’hygiène avec cette check list pour vos voyages d’affaires :
- Brosse à cheveux, peigne ;
- Brosse à dents et dentifrice ;
- Miroir de poche ;
- Shampoing et gel douche ;
- Rasoir et mousse à raser ;
- Déodorant ;
- Pince à épiler ;
- Parfums et eaux de toilette ;
- Maquillage ;
- Lingettes nettoyantes et gel antibactérien ;
- Médicaments ;
- Lessive au format voyage.
Notre conseil : vous voyagez en avion ? Si vous n’avez pas prévu de bagage en soute, apportez uniquement des liquides dans des flacons de moins de 100 ml (des contenants plus importants vous seront confisqués au contrôle de sécurité de l’aéroport). Rassemblez-les dans un sachet plastique pour les présenter. Vous trouverez facilement ce type de produits hygiéniques miniatures (gel douche, shampoing, gel antibactérien…) dans les commerces et en pharmacie.
Les vêtements
Plutôt visite client ou voyage d’entreprise ? Conférence ou team building ? Vos tenues doivent s’adapter au type de déplacement prévu par l’entreprise. Pour ce faire, pensez à plier vos vêtements dans la valise en fonction des activités, et d’en prendre assez pour l’ensemble du séjour en France, en Europe ou ailleurs :
- Costumes ou tailleurs : pour faire bonne impression lors de rendez-vous professionnels importants ;
- Une ou deux paire(s) de chaussures : élégantes ou casual, selon le thème ;
- Une tenue décontractée : pour vos sorties en ville et les activités entre collègues, après le travail ;
- Des sous-vêtements en nombre suffisant (vous n’aurez pas forcément l’occasion de laver vos affaires pendant le voyage) ;
- Des accessoires : cravates, ceintures, bijoux, montres, lunettes de soleil, parapluie…
Les appareils électroniques
De nos jours, un agent commercial ne se déplace plus sans son téléphone et son ordinateur portable. Où qu’ils soient et quels que soient le motif du séjour, les salariés en voyage d’affaires ont besoin de continuer de travailler dans les hôtels, les trains, les aéroports et les bureaux d’accueil. Pensez donc à apporter tous vos appareils électroniques indispensables dans la valise et dans le sac :
- Téléphone portable ;
- Tablette ou ordinateur portable ;
- Appareil photo et cartes mémoire ;
- Clé USB et disque dur externe ;
- Carte SIM étrangère ;
- Chargeurs et adaptateurs internationaux ;
- Batterie externe et piles ;
- Casque ou écouteurs.
Comment bien préparer sa valise pour un voyage d’affaires ?
Un voyage d’affaires se veut aussi bénéfique à l’entreprise qu’au collaborateur. Il vous envoie signer un contrat avec un nouveau client, participer à un séminaire, acquérir des compétences… mais également vivre une expérience enrichissante en dehors de votre lieu de travail habituel.
C’est l’occasion d’élargir vos horizons en France ou à l’étranger. Vous pourriez peut-être profiter du déplacement professionnel pour visiter une ville ou découvrir une culture différente ! Imaginez comme il serait dommage de nuire à cette expérience, voire de manquer ces opportunités, à cause d’un oubli de passeport ou d’une tenue décontractée dans votre valise, par exemple… N’oubliez pas de vérifier le contenu à l’aide de la check list pour voyage d’affaires !
Mais ce n’est pas tout, voici d’autres conseils très utiles pour tous les salariés en déplacement :
- Utilisez une valise à roulettes, beaucoup plus pratique pour vous déplacer jusqu’à l'hôtel et dans les transports ;
- Préparez votre valise à l’avance avec la check list du voyage d’affaires pour ne rien oublier ;
- Optimisez l’espace dans votre valise et votre sac, notamment si vous voyagez en avion (pensez aux organisateurs de bagages) ;
- Vérifiez les conditions des compagnies aériennes (taille, poids, nombre de valises et de sacs…) afin d’éviter de payer un supplément ;
- Recueillez toutes les informations nécessaires au déplacement et au pays d’accueil (langues parlées, formalités douanières, consignes sanitaires, mouvements sociaux…) ;
- Renseignez-vous sur l’assurance voyage professionnel auprès de votre entreprise (annulation ou retard de vol, maladie, responsabilité civile à l’étranger, rapatriement…) ;
- Renseignez-vous sur la gestion des dépenses et du remboursement prévu par votre entreprise (s’il y a des accessoires à acheter en route ou bien des repas commerciaux à offrir à des clients, vous saurez ce qui est pris en charge ou non).
Pour se simplifier la vie en déplacement professionnel, de nombreuses entreprises font aujourd’hui appel à des agences de voyages d’affaires comme Selectour Affaires. Elles profitent ainsi d’un accompagnement personnalisé, d’un service d’assistance 24/7, d’une assurance voyage et d’une application mobile de gestion dédiée au business travel !
Pour en savoir plus sur nos services, contactez nos équipes spécialisées en voyage d’affaires. Découvrez la solution de Selectour Affaires pour des déplacements professionnels sereins et productifs.
