Un repas d’affaires avec un client ? Un séminaire à l’autre bout de la France ? Pour accomplir leur travail, les salariés ont parfois besoin d’avancer des frais de repas, d’hébergement et de déplacement, occasionnant alors des notes de frais.
Parce que tout employeur a l’obligation de rembourser les frais professionnels de ses salariés en mission, vous devez connaître les règles en vigueur… et trouver les meilleures solutions pour la gestion des dépenses en voyage d’affaires.
Comment optimiser la gestion des notes de frais en entreprise ? Comment un logiciel de voyages d’affaires peut-il vous aider ? Remboursement, justificatifs, délai, conditions, modèle… On vous explique tout sur le traitement des frais professionnels.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un formulaire énumérant toutes les dépenses engagées par un salarié à des fins professionnelles. Sous format papier ou digital, selon le modèle imposé par l’entreprise, ce document incontournable permet de demander le remboursement des frais professionnels à son employeur.
Une note de frais doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
- Le nom du salarié ;
- La date et l’heure de la dépense ;
- Le type de la dépense ;
- Le montant en HT et TTC (avec la TVA) ;
- Le justificatif associé (facture, ticket de péage…) ;
- La signature manuelle ou numérique du salarié.
Si besoin, l’employeur peut demander des précisions à son collaborateurs : avec quel client il a déjeuné au restaurant ? Pourquoi a-t-il eu besoin de prendre une nuit supplémentaire à l'hôtel ? Il s’assure ainsi que les frais sont bien liés à la mission professionnelle.
Dans quels cas peut-on faire une note de frais ?
Pour se faire rembourser une note de frais, le salarié doit respecter 3 conditions :
- Les dépenses avancées répondent aux besoins de la mission professionnelle ;
- Le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique voyage de l’entreprise ;
- Un justificatif des dépenses engagées est fourni à l’employeur.
Vous retrouverez les informations détaillées dans l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels.
Note de frais : pour quel type de dépenses ?
En principe, l’employeur est tenu de rembourser toutes les dépenses avancées par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise, mais il est également possible qu’une politique interne mentionne des types de frais spécifiques.
Les frais de déplacement
Qu’il prenne les transports publics ou son véhicule personnel, votre salarié en mission devra être remboursé selon des méthodes particulières.
Pour la note de frais de déplacement professionnel, on prend en compte :
Les titres de transport (train, avion, bateau…) ;
Les indemnités kilométriques ;
Les frais de parking ;
Les frais de location d’un véhicule ;
Les frais de carburant ;
Les frais de taxis ;
Les trajets domicile-travail (hors voyages d’affaires).
Attention, on ne parle pas ici des trajets domicile-travail quotidiens. Lisez notre article pour en savoir plus sur les règles des déplacements professionnels.
Les frais de repas
Si votre employé doit s’arrêter manger sur une aire d’autoroute ou prendre un repas avec un client, vous devez lui rembourser ses frais de repas sous certaines conditions.
On distingue deux types de frais de restauration en entreprise :
- Le repas pris lors d’un déplacement professionnel (seul ou non), car le salarié se trouve dans l’impossibilité de rentrer dans son domicile habituel le soir ;
- Le repas d’affaires, même s’il n’est pas loin de l’entreprise.
Il est préférable de mentionner l’identité des personnes invitées pour le repas (nom, entreprise, poste…) afin de faire valider facilement la note de frais.
Les frais d’hébergement
L’employeur doit également rembourser les frais d’hébergement pour les salariés en mission professionnelle. Ils n’ont donc pas d’autres choix que de passer la nuit à l’extérieur de leur domicile.
Les salariés doivent donc réserver une nuit d'hôtel sous deux conditions de l’Urssaf :
- La distance entre le domicile et le lieu de travail est égale ou supérieure à 50 kilomètres ;
- Le trajet nécessite plus de 1h30 de transports en commun.
Les autres types de frais professionnels
Le droit du travail évoque uniquement les frais d’hébergement, de déplacement et de repas, mais votre entreprise peut intégrer le remboursement d’autres types de notes de frais, comme :
- Les frais de télétravail (partie du loyer, forfait internet ou téléphone…) ;
- L’achat de matériel, de documentation ou de vêtements de travail ;
- L’abonnement à un service internet ;
- L’abonnement à un parking.
Comment se faire rembourser les notes de frais ?
Une fois les notes de frais transmises à l’employeur, ce dernier dispose de 3 ans pour rembourser son salarié. Dans la réalité, bien sûr, ce délai est largement raccourci. Cela prend généralement un mois (le remboursement est effectué sur le prochain bulletin de salaire).
Comment calculer le remboursement des frais professionnels ? On compte deux façons : soit au forfait, soit au réel. Voici les différences.
Remboursement au réel
Première méthode autorisée par la loi : le remboursement au réel. Vous remboursez ici les dépenses réellement engagées par les salariés, c’est-à-dire la valeur réelle des notes de frais professionnelles. Pour ce faire, vous devez récupérer l’ensemble des justificatifs auprès d’eux et les vérifier un à un. Les employés récupèrent donc la somme exacte dépensée pour la mission.
Bon à savoir : le remboursement au réel est obligatoire pour les salariés détachés à l'étranger qui continuent de relever du régime général français, ainsi que pour les mandataires sociaux (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA et de SAS).
Remboursement au forfait
Seconde méthode : le remboursement au forfait. Il n’est plus question d’exactitude, mais d’une allocation forfaitaire versée aux salariés. Les plafonds sont fixés chaque année par l’Urssaf.
L’avantage de cette méthode, c’est que l’employeur n’a pas à demander de justificatif. Il faut seulement démontrer que les notes de frais à rembourser ont un caractère professionnel. Et si les dépenses engagées sont supérieures au montant de l’allocation ? Alors le salarié prend en charge le reliquat.
Le forfait peut varier en fonction du statut hiérarchique de l’employé, de la nature du déplacement, du type de transport… On pense notamment aux indemnités kilométriques, largement utilisées pour les commerciaux qui se déplacent beaucoup avec leur véhicule personnel. Ce remboursement forfaitaire au kilomètre simplifie grandement le travail de vos équipes.
Attention, l’Urssaf revoit ses barèmes de frais professionnels chaque année.
Justificatif perdu : que faire ?
Votre salarié a égaré son justificatif ? Il est encore possible de lui rembourser sa note de frais, s’il remplit l’une des conditions suivantes :
- Contacter l’entreprise (restaurant, hôtel…) pour récupérer une copie du justificatif de paiement ;
- Présenter un relevé de compte bancaire accompagné d’un document précisant la nature du bien ou service payé (uniquement pour de petites sommes) ;
- Rédiger une déclaration sur l’honneur (cas exceptionnel).
Les notes de frais sont-elles imposables ?
En termes de régime social et fiscal, vous et vos salariés pouvez bénéficier de nombreux avantages.
Sachez d’abord que les notes de frais remboursées au réel ne sont jamais imposables. En revanche, pour celles au forfait, on applique des règles différentes. L’administration fiscale a fixé un seuil au-delà duquel le montant dépensé n’est plus considéré comme une note de frais, mais comme un avantage en nature. Il devient alors un complément de salaire, soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Dans le cas d’un forfait, vous serez donc exonéré à condition de rester sous le seuil.
Quel compte comptable pour une note de frais ?
Besoin de détails sur la comptabilité des notes de frais en entreprise ? L’enregistrement de ces documents s’effectue toujours dans le compte de classe 6.
- Le compte 6234 « Cadeaux » : pour les cadeaux offerts à des clients, fournisseurs… ;
- Le compte 6251 « Voyages et déplacements » : pour les frais de transport (indemnités kilométriques, billets de train, de métro…) ;
- Le compte 6256 « Missions » : pour les frais de logement ;
- Le compte 6257 « Réceptions » : pour les frais de repas ;
- Le compte 6064 « Fournitures administratives »: pour l’achat du matériel de bureau ;
- Le compte 6063 « Fournitures d’entretien et de petit équipement » : pour l’achat de petits équipements.
Optimiser la gestion des notes de frais avec Selectour Affaires
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