Déplacement professionnel en train : que faut-il savoir ?

Gagner du temps partout en France et en Europe

Premier gros avantage : le nombre de villes desservies par les gares. Prendre le train, c’est sortir d’un centre-ville pour arriver à un autre centre-ville, que ce soit dans une grande agglomération ou dans un village en campagne. Vos clients, fournisseurs, partenaires et salles de conférences pourraient se trouver n’importe où en France et en Europe, vous pourriez les rejoindre facilement en train.

Sur l’aspect du temps, le chemin de fer peut se révéler bien plus avantageux que l’avion, qui dessert beaucoup moins de villes et qui nécessite de nombreuses formalités avant le départ : arriver 2 heures avant pour passer la sécurité, le contrôle de sécurité, l’embarquement… puis attendre de récupérer vos bagages à l’arrivée. Sur des trajets relativement courts, vous perdez beaucoup de temps. A contrario, vous montez sans attendre dans un train et accédez directement au cœur des villes.

Profiter d’un voyage reposant ou productif

Beaucoup de salariés apprécient le confort du train. Pendant le trajet, ils peuvent se reposer, prendre un repas, travailler sur leur ordinateur ou recharger leur téléphone. Sachant que le rapport de prix entre la première et la seconde classe n’est pas excessif, il est possible de bénéficier d’un déplacement professionnel vraiment serein et productif. Vos salariés arrivent donc à destination vraiment reposés.

Au contraire, l’utilisation d’un véhicule personnel ou la location d’une voiture peut compliquer le travail de vos collaborateurs. Ils ont certes plus de liberté dans leurs déplacements professionnels, mais ils ne pourront éviter les bouchons dans les grandes villes… et devront rester concentrés sur la route pendant tout le voyage.

Limiter l’impact carbone de l’entreprise

Dernier point mais non des moindres, le déplacement professionnel en train réduit fortement l’empreinte écologique de l’entreprise. Si vous devez envoyer des collaborateurs à 100 kilomètres de leur domicile ou de leur lieu de travail habituel, alors le voyage en voiture serait très polluant. L’avion, de son côté, émet 80 fois plus d’émissions de CO2 que le train. De quoi se poser la question lors de la rédaction de la politique voyage.

Rembourser les frais de déplacement en train : dans quel cas ?

L’employeur doit obligatoirement prendre en charge les frais de déplacements professionnels en train, par avance ou remboursement. On parle ici des voyages d’affaires effectués dans le cadre professionnel uniquement, en France ou à l’étranger, différents du trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail.

Le remboursement a lieu si :

• Les dépenses avancées sont directement liées à la mission professionnelle ;
• Le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique voyage de l’entreprise ;
• Le salarié peut fournir un justificatif des dépenses engagées.

Par exemple, si votre salarié a réservé un billet de train en première classe alors que la politique voyage impose la seconde classe, alors l’entreprise n’a pas à rembourser le montant du billet.

Quel délai pour rembourser les frais de voyage d’affaires ?

Il n’y a pas vraiment de règles stipulées dans le Code du travail, mais plus le remboursement est rapide, mieux c’est. Dans la pratique, les entreprises s’octroient un délai maximum de 30 jours, afin d’indemniser l’employé sur le prochain bulletin de salaire. Une politique voyage peut fixer un délai différent.

Comme la récolte des justificatifs, la validation et le calcul du montant prend beaucoup de temps, de nombreuses entreprises s’équipent aujourd’hui de logiciel de gestion des dépenses en voyage d’affaires. Les factures sont ainsi intelligemment tirées sur une plateforme automatisée et intuitive. Un gain de temps phénoménal dans le remboursement des notes de frais !