Pour de nombreuses entreprises, le voyage d’affaires représente le deuxième plus gros poste de dépenses après les salaires des employés. Entre la réservation des hôtels, la location d’un véhicule, la planification de l’itinéraire, la collecte des justificatifs de paiement et les incidents fâcheux, vous avez de quoi perdre du temps et de l’argent inutilement.
Et si vous vous équipiez d’une solution de gestion de voyages d’affaires ? Offrez-vous un service rapide, fiable et sur mesure tout au long du séjour ! Des agents spécialisés dans le business travel vous accompagnent et une plateforme tout-en-un centralise toutes vos informations. Donnez plus d’autonomie à vos voyageurs d’affaires et réduisez vos coûts. Voici notre guide sur la gestion des déplacements professionnels.
Gestion des voyages d’affaires : quelles sont les règles ?
Le voyage d’affaires désigne une mission effectuée par un employé en dehors de son lieu de travail habituel, pour plus de 24 heures. Comme son nom l’indique, il se définit par un motif exclusivement professionnel : séminaire d’entreprise, congrès professionnel, formation, rencontre d’un prospect, conclusion d’un contrat client, visite d’une filiale…
Pour ce déplacement professionnel, le collaborateur doit passer une ou plusieurs nuits à l’extérieur de son domicile. C’est l’entreprise qui s’occupe de la gestion du voyage d’affaires (itinéraire, réservation de billets de transport, location de voiture, hébergement, restauration, assurance…). L’employeur définit la durée, la zone géographique et le nombre d’employés pour la mission en France ou à l’étranger.
Attention : d’après le Code du travail, un déplacement professionnel ne peut pas dépasser ni 90 jours consécutifs par mission ni 180 jours par an à l’étranger.
Bon à savoir : les salariés ne peuvent pas refuser un déplacement professionnel, même si rien n’est indiqué dans le contrat de travail. Il se peut néanmoins qu’une clause de mobilité ait été signée : dans ce cas, l’employeur doit respecter cette disposition.
Pour en savoir plus, lisez notre article sur les obligations de l’employeur en termes de déplacement professionnel.
Pourquoi faire appel à une agence de voyage d’affaires ?
Une solution de gestion des voyages d’affaires vous permet de planifier, réserver, gérer, sécuriser et analyser tous les déplacements professionnels d’une entreprise. Cet outil digital centralise toutes vos informations sur une seule et même plateforme afin de faciliter la communication et d’accélérer vos processus.
De la réservation à la gestion des dépenses, l’agence de voyage d’affaires vous fait gagner du temps et de l’argent en entreprise. Elle s’adapte à vos besoins et à votre budget, simplifie les démarches administratives et vous assiste 24 h/24, du début à la fin du déplacement professionnel.
Plus besoin de comparer les tarifs des hôtels et des compagnies aériennes pendant des heures, l’agence de voyage d’affaires trouve les meilleurs itinéraires aux meilleurs prix ! Vous voyagez sereinement avec une technologie mobile avancée et des experts du business travel actifs en permanence. En résumé, une société spécialisée est devenu un indispensable pour la gestion de vos voyages d’affaires.
Une réservation optimisée
Besoin de réserver l’hébergement et le transport rapidement et à moindre coût ? Que vos employés se déplacent en avion ou en voiture, ils trouvent toujours les déplacements les plus optimisés aux meilleurs prix. Un outil de gestion de voyage d’affaires vous évite d’aller rechercher des billets de transport et des hôtels sur des dizaines d’agences de voyages en ligne : toutes vos réservations s’effectuent sur la même plateforme.
Trouvez vos prochains vols, trains, hôtels, taxis et voitures sur le logiciel de réservation pour voyage d’affaires et gagnez du temps pendant la planification du séjour.
Une assistance aux voyageurs d’affaires
Vous n’êtes jamais à l’abri d’un imprévu lors du déplacement ! Accident, maladie, annulation d’un vol, perte de bagages… Une agence de voyage d’affaires vous propose toujours une assurance multi-risques pour garantir la sécurité de vos employés, quel que soit le problème. Vous échappez ainsi aux soins coûteux à l’étranger et rapatriez facilement les voyageurs d’affaires en France.
Certaines sociétés de gestion de voyages d’affaires comme Selectour Affaires vous soumet une solution connectée et un service d’assistance disponible 24/7 pour tous vos déplacements professionnels. Vos agents commerciaux peuvent contacter notre équipe bilingue, basée en France, à tout moment.
Des déplacements adaptés à votre politique voyage
Vous privilégiez les déplacements en train ? Vous avez décidé du tarif à ne pas dépasser pour chaque nuit d'hôtel ? La politique voyage fixe les règles de déplacements des salariés. Elle permet d’encadrer les dépenses, les modes de transport et d’hébergement, les processus administratifs en interne…
Il s’agit d’un document de référence dans la préparation et la gestion des voyages d’affaires. Une société de business travel doit suivre vos exigences à la lettre. Dans l’idéal, votre outil de gestion doit aussi pouvoir prendre en compte la politique voyage afin de cibler les réservations.
Une gestion des dépenses simple et précise
Avec un outil de gestion des dépenses, vos collaborateurs n’ont plus besoin de vous fournir leurs notes de frais et d’attendre votre retour. Les factures et preuves de paiement sont déjà intégrées au logiciel : vos services financiers y ont accès sans passer par les voyageurs d’affaires !
Avec cette solution, vous améliorez le suivi administratif des dépenses, réalisez des économies, gagnez du temps et permettez à vos agents de se concentrer sur leur mission.
Une solution mobile pour vos employés
Certaines agences de voyage d’affaires vous fournissent aussi une application mobile. Ainsi, vos employés ont toutes les données dont ils ont besoin à portée de main. Informations sur les vols et les trains en temps réel, détail des hébergements, convertisseur de devises, générateur d’itinéraires, guide touristique… Rendez l’expérience collaborateur fluide et agréable pendant le voyage.
Comment améliorer la gestion des voyages d’affaires ?
Un déplacement professionnel efficace nécessite une bonne préparation et un suivi en temps réel. Entre les réservations et l’assurance voyage, vos services d’entreprise doivent réaliser de nombreuses tâches avant le départ. Ils restent ensuite disponibles pour pallier les aléas pendant le déplacement.
L’objectif, c’est de permettre à votre agent de se concentrer sur sa mission. Il n’est pas question de perdre du temps à remplir des formulaires papier, à chercher un billet d’avion en urgence ou à trier ses notes de frais. C’est à l’entreprise, voire à l’agence spécialisée en business travel, de veiller au bien-être et à la sécurité du collaborateur en déplacement, et de mettre tout en œuvre pour que le voyage se déroule sans accroc.
Comment améliorer la gestion des voyages d’affaires ? Quels sont les meilleurs outils pour organiser et suivre vos déplacements professionnels ? Voici nos conseils.
Mettre en place une politique voyage d’entreprise
Vous n’avez pas le temps de traiter chaque déplacement au cas par cas : instaurez une politique voyage la plus précise possible pour vos salariés. Ils connaissent ainsi les tarifs maximum, les établissements partenaires, les modes de transport privilégiés, la classe de vol… et toutes les règles des déplacements professionnels.
Si elle est bien écrite et intégrée à votre outil de gestion des voyages d’affaires, alors elle sera respectée et maintenue à jour par vos équipes. Vos services financiers gagnent du temps puisque vos collaborateurs peuvent réserver leur séjour eux-mêmes, en suivant le document de référence.
Déterminez également les processus décisionnels : voulez-vous valider ou non chaque préparation de voyage ? Comment le faites-vous ? Dans quel délai ? Sur quelle plateforme ? Informez clairement les voyageurs des processus de validation.
Assurer ses employés avec une assistance voyage 24/7
Il y a peu de chances que vos équipes puissent rester joignables à toute heure de la journée et de la nuit, même le week-end. En cas de besoin d’un voyageur d’affaires, il faut pouvoir lui fournir une assistance 24/7. Une agence de voyage d’affaires comme Selectour Affaires en est capable. Elle répond rapidement à toutes les questions, modifie des réservations de vols, coordonne des rapatriements, prend en charge des frais médicaux…
N’oubliez pas que selon l’article 4121-1 du Code du travail, l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. En ce sens, une assurance peut jouer un rôle clé dans la prévention des risques professionnels.
Exploiter les informations sur les dépenses de voyage
Une bonne gestion des dépenses ne fait pas qu’optimiser vos frais de déplacement. Elle s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue dans la gestion des voyages d’affaires. En analysant les postes de dépenses des collaborateurs en mission, vous pouvez ajuster votre politique voyage et trouver des pistes d’économies.
Sur le logiciel de Selectour Affaires par exemple, vous suivrez précisément votre activité avec la solution d’analyse des déplacements iRepor. Vous accédez à de nombreux rapports détaillés et des tableaux de bord automatisés. Vous obtenez des synthèses par déplacement, type de mission, compagnie aérienne, destination…
Améliorer la communication entre les services d’entreprise
En centralisant vos données à l’aide d’un logiciel de gestion du voyage d’affaires, vous facilitez l’accès à l’information. Pour gagner du temps, suivre vos voyageurs et réagir rapidement en cas de problème, une bonne communication entre les différents services d’entreprise est essentielle.
Simplifiez vos processus décisionnels, utilisez une seule plateforme pour conserver vos documents, suivez les dépenses en temps réel… Tout le monde doit avoir le même niveau d’information.
Choisir son outil de gestion des voyages d’affaires
Afin de faciliter la vie de tous vos collaborateurs, du service financier aux agents commerciaux, munissez-vous d’une solution de gestion pour voyages d’affaires. Faites le point avec votre équipe afin d’appréhender les processus actuels, les besoins et les difficultés des parties prenantes. Choisissez ensuite le logiciel en fonction :
- Des fonctionnalités ;
- Du prix ;
- De la facilité d’utilisation de l’interface ;
- De la disponibilité du service client ;
- De l’expertise de l’agence de business travel.
Faites confiance à la solution dédiée Selectour Affaires et profitez d’un accompagnement personnalisé pendant vos déplacements professionnels.
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