Réussir l’organisation de voyages d’affaires

Créer et renforcer des liens commerciaux

La raison historique du voyage d’affaires, c’est la création ou le maintien de liens professionnels avec ses clients, fournisseurs ou autres partenaires. Vous envoyez un agent à l’autre bout de la France pour signer un contrat commercial, pour proposer vos produits dans un salon professionnel, pour trouver le prestataire de service qui répondra à vos besoins. En résumé, vous saisissez des opportunités d’affaires. Ainsi, vous renforcez votre présence de marque à l’international et pérennisez votre entreprise.

Acquérir de nouvelles compétences

L’organisation d’un voyage d’affaires, c’est aussi l’occasion de former ses collaborateurs en dehors de leur lieu de travail habituel, avec de nouveaux interlocuteurs. Pendant une conférence ou un séminaire d’entreprise, vos employés élargissent naturellement leurs horizons en apprenant différemment. Ils découvrent les innovations du secteur, essaient les dernières solutions et échangent avec les entreprises. Ils reviennent ainsi avec de nouvelles idées en tête afin d’établir de nouvelles stratégies commerciales.

Récompenser et motiver les collaborateurs

Peut-être moins connu mais tout aussi utile, le voyage pour entreprise, le team building, le tourisme d’affaires ou encore le bleisure travel permettent d’investir dans le capital humain de la société. C’est le moment de renforcer les relations au travail et de créer une communauté soudée. Vous pouvez organiser ce type de voyage d’affaires pour récompenser, motiver, engager et favoriser le bien-être au travail.

Rassembler les documents et équipements indispensables

La gestion du voyage d’affaire est d’abord une question de gestion d’ordre administratif. Où qu’ils aillent et quel que soit le moyen de transport choisi, les voyageurs doivent garder en permanence certains documents et matériels indispensables sur eux, au format numérique et papier. Vérifiez donc bien qu’ils aient tout ce qu’il faut avant de partir, notamment :

• Les papiers d’identité (carte, passeport avec visa…) ;
• Le permis de conduire ;
• La carte bancaire et d’espèces ;
• La carte de Sécurité sociale ;
• La carte européenne d’assurance maladie ;
• L’attestation d’assurance obligatoire dans certains pays ;
• Les titres de transport (avion, train…) ;
• La réservation d'hôtels ;
• Les clés et badges dédiés au nouveau lieu de travail ;
• Le téléphone avec forfait mobile et accès à internet ;
• Les coordonnées de la banque ou de l’application mobile bancaire ;
• Les coordonnées de l’entreprise habituelle et du lieu d’arrivée.

Attention aux délais administratifs pour recevoir des passeports avec visa ou pour réserver des hôtels à des prix intéressants.

Planifier le séjour des voyageurs

Nous en venons à la planification du séjour. C’est à l’entreprise de déterminer les clients à visiter ou les salons professionnels auxquels participer pendant le voyage d’affaires. En fonction des points d’intérêt, vous allez donc prévoir les différents trajets et définir les moyens de transport et hébergements adéquats, en recherchant les meilleurs prix. Dans l’idéal, vous avez déjà rédigé une politique voyage et connaissez donc les règles à suivre.

Sans une application de business travel ou une agence de voyages d’affaires pour vous aider, vous passerez des heures à planifier le séjour idéal. Il faudra également anticiper les aléas du voyage (retard du train, perte de bagages, accident, maladie…) en souscrivant une assurance adaptée. Pendant le déplacement, bien sûr,​ vous devrez rester disponible en cas de problème.

Organiser l’absence des collaborateurs dans l’entreprise

Votre employé est parti en mission loin du bureau, il faut donc également réorganiser son service en interne. Les outils de communication à distance permettent peut-être de garder un lien avec les collègues, mais vous ne pouvez pas déranger en permanence l’agent en mission (sans compter le décalage horaire).

Vous devez donc organiser son absence bien à l’avance. Déléguez les tâches, formez les équipes, prévoyez des temps de réunion dans le planning et paramétrez l’e-mail automatique d’absence du bureau.

Rembourser les frais de déplacement professionnel

Le remboursement des frais professionnels fait partie des obligations de l’employeur. Beaucoup de voyageurs d’affaires avancent les dépenses pendant le déplacement professionnel, notamment les repas, les péages et les taxis. Ils doivent donc conserver leurs notes de frais puis les soumettre à l’employeur à leur retour, qui remboursera le montant dans un délai correct.

Cette dernière étape peut représenter une grande perte de temps pour les agents qui reviennent de mission et les services qui doivent valider les montants pour le remboursement.