Rituel incontournable de la vie d’entreprise, le séminaire permet de rassembler vos collaborateurs dans un cadre de travail inhabituel. C’est l’occasion d’échanger autrement, de lancer un projet, de suivre une formation et de souder les équipes.
Vous cherchez à maintenir la motivation des salariés avec un événement de grande envergure ? L’organisation d’un séminaire d’entreprise ne s’improvise pas. Il doit répondre à des objectifs bien précis et respecter votre budget. De la réservation des salles de réunion au suivi des dépenses, la gestion des déplacements d’affaires nécessite une certaine expertise.
Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Un séminaire d’entreprise est un événement interne consistant à réunir les équipes en dehors du lieu de travail habituel, afin d’échanger autour d’un projet commun. Il peut s’étaler sur une ou plusieurs journée(s), alterner entre sessions de travail et moments de détente. On y inclut parfois des activités de team building, des animations originales, des visites de sites d’exploitation ou de lieux culturels…
C’est un événement très rythmé qui doit faciliter la communication au travail et renforcer la cohésion d’équipe. Il peut également être l’occasion de développer des compétences et de recueillir de nouvelles idées pour votre organisation. En résumé, les séminaires d’entreprise sont de véritables outils de management, capables d’apporter du changement et de booster la productivité des collaborateurs.
Les différents types de séminaire
Tous les séminaires n’ont pas les mêmes objectifs. Certains se destinent à dresser des bilans, d’autres à former, et d’autres encore à récompenser. Ils peuvent concerner l’ensemble des salariés, ou bien seulement les managers ou un service en particulier. Vous l’avez compris : ils répondent à un besoin spécifique.
Organisez le séminaire d’entreprise qui correspond le plus à vos objectifs :
- Le séminaire de travail : pour trouver de nouvelles idées et avancer ensemble sur un projet commun ;
- Le séminaire de formation : pour acquérir de nouvelles compétences ou mettre à jour les connaissances sur un sujet précis ;
- Le séminaire de management : pour former les managers et chefs de terrain au pilotage de projet et à la gestion d’équipe ;
- Le séminaire de motivation : pour renforcer la cohésion d’équipe en présentant de bons résultats et en récompensant les collaborateurs ;
- Le séminaire de direction : pour réunir les dirigeants et cadres supérieurs afin d’établir des bilans et d’élaborer de nouvelles stratégies d’entreprise ;
- Le séminaire d’intégration : pour accueillir comme il se doit les nouveaux collaborateurs dans une équipe et les familiariser à la culture d’entreprise.
Séminaire, team building ou incentive ?
Si ces trois termes sont consacrés à la réunion des salariés en dehors des lieux de travail habituels, ils s’organisent de manière différente. Lors d’un voyage professionnel dans un cadre nouveau et inspirant, vous pouvez tout à fait mixer des activités de team building, d’incentive et de séminaire d’entreprise. Tout dépend de vos objectifs, de la durée de séjour et des participants présents.
Un séminaire d’entreprise va généralement inclure un temps de travail ou une formation, ce qui n’est pas la visée principale des deux autres événements :
- Le team building se consacre principalement à la cohésion d’équipe, en proposant des activités ludiques, culturelles et/ou sportives à ses collaborateurs (olympiades, escape game, paint ball, atelier de cuisine, thalasso, rallye…) ;
- L’incentive cherche plutôt à récompenser de bonnes performances au travail et valoriser vos collaborateurs, en offrant des moments de détente dans un lieu agréable.
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Vous avez besoin de présenter un bilan annuel, de changer de stratégie marketing ou de lancer un nouveau projet ? Un séminaire permet de marquer le coup. Il concentre les esprits sur un sujet précis, permet de garder l’attention et de créer une nouvelle dynamique, tout en encourageant l’entraide et la communication. C’est un événement fédérateur.
Vous n’auriez jamais le même impact en programmant une simple réunion dans les locaux de travail que tous vos salariés ont déjà l’habitude de sillonner chaque jour… Organiser un séminaire d’entreprise, c’est chambouler le quotidien et ouvrir de nouvelles perspectives !
Il y a de nombreux avantages au séminaire :
- Renforcer la culture d’entreprise ;
- Créer une cohésion d’équipe ;
- Développer de nouvelles compétences et connaissances ;
- Générer de la motivation au travail ;
- Récompenser et valoriser les collaborateurs ;
- Intégrer de nouveaux salariés dans leur équipe ;
- Prendre des décisions stratégiques et avancer efficacement dans un projet.
Comment organiser un séminaire d’entreprise ?
L’organisation d’un séminaire d’entreprise prend du temps. Afin de simplifier la gestion de ce grand événement, il est possible de déléguer le travail à une agence de voyage d’affaires. Vous vous concentrez ainsi sur le contenu et sur vos collaborateurs, plutôt que de perdre votre énergie à comparer des hôtels, à négocier des prix et à chercher des activités intéressantes aux alentours.
Si vous décidez de tout gérer par vous-même, vous devrez passer par l’ensemble des étapes suivantes.
1 - Définir les objectifs du séminaire
La première question à se poser, c’est celle de la raison d'être de l’événement. Pourquoi voulez-vous rassembler des salariés lors d’un séminaire d'entreprise ? Fixez les objectifs avec les organisateurs :
- La présentation d’un bilan annuel et d’une nouvelle stratégie globale ;
- Un renforcement des liens entres les équipes ;
- Une formation pour les managers.
Déterminez ainsi le type de séminaire à programmer, choisissez le contenu et un thème, puis planifiez les animations du séjour.
2 - Choisir les participants et la date
Le thème devrait vous indiquer les collaborateurs à convoquer au séminaire. Déterminez le nombre de participants et les disponibilités de chacun, notamment si l’événement déborde sur un week-end ou sur des vacances scolaires. Recueillez toutes les informations nécessaires, les contraintes de chacun et lancez les invitations.
3 - Trouver un lieu inspirant
Ne négligez pas le choix du lieu pour l’événement. Il faut un cadre suffisamment différent de ce dont vos collaborateurs ont l’habitude (château, parc des expositions, espace de coworking…). Ne restez pas sur Paris si votre bureau est déjà situé à Paris, partez en campagne ou à la mer !
Si vous avez prévu un long voyage pour entreprise, pourquoi ne pas partir à l’étranger ? Choisissez une destination inspirante, propice à la réflexion collective et à la détente. Réservez des salles de réunion adéquates à côté de points d'intérêt pour des activités insolites. N’hésitez pas à contacter notre agence de voyage professionnelle pour vous accompagner dans ce choix.
4 - Réserver l’hébergement, le transport et les restaurants
Une fois les salles de réunion réservées, il faut pouvoir s’y rendre. Viens la question du moyen de transport : voiture, bus, avion, train… Choisissez en fonction du budget, de la localisation géographique et du nombre de participants. Réservez les billets ou la location de véhicules à l’avance pour dénicher des prix intéressants… ou bien passez par une application de voyage professionnelle ! Trouvez également des chambres d'hôtels et des restaurants en quelques clics et au meilleur tarif. La gestion du séminaire d’entreprise sera ainsi plus simple, plus rapide et plus sécurisée, que vous partiez une journée ou plus. Découvrez notre solution pour la réservation de votre voyage d’affaires.
5 - Prévoir des activités conviviales et informelles
Le séminaire d’entreprise, ce n’est pas qu’une grande session de travail. C’est aussi des moments de partage et de convivialité entre collègues. Prévoyez quelques activités amusantes dans la journée et la soirée pour renforcer l’esprit d’équipe et faire souffler les collaborateurs pendant le séjour. Parcours d’orientation, rallye en forêt, balade en ville, dégustation de vin, olympiade ou chasse au trésor… Laissez parler votre créativité !
6 - Évaluer la satisfaction des collaborateurs
C’est la fin du séminaire ! Avant de se dire au revoir, prenez le pouls de vos collaborateurs. Qu’ont-ils pensé de ce voyage en groupe ? Ont-ils pu travailler correctement ? Qu’ont-ils appris de la formation ? Ont-ils apprécié les différentes activités et animations proposées ? Faites un bilan pour évaluer la satisfaction et vous améliorer pour le prochain séminaire d’entreprise.
Séminaire d’entreprise : pourquoi faire appel à une agence de voyage d’affaires ?
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