Les déplacements professionnels vous sont indispensables pour prospérer ? Ils représentent aussi le deuxième plus gros poste de dépenses des entreprises, après les salaires des employés. Ce budget voyage doit donc absolument être maîtrisé.
La gestion des frais de déplacement professionnel est d’ailleurs devenue si importante aujourd’hui qu’elle porte un nom : T&E, pour Travel & Expense. De quoi se composent ces frais ? Comment rédiger sa politique T&E en entreprise ? De quel outil se munir pour simplifier vos processus ? Tout savoir sur la gestion des dépenses en voyage d’affaires.
Travel & Expense (T&E) : définition
En entreprise, on entend souvent parler de T&E. C’est le sigle de Travel & Expense, pour « voyage » et « dépenses » en anglais. On l’associe surtout au calcul des frais de déplacements professionnels, soit à l’ensemble des dépenses occasionnées par des voyages nécessaires au développement de l’entreprise.
Pour être plus précis, d’après les critères de l’Urssaf, on différencie :
- Le petit déplacement : quand le salarié effectue une mission en dehors de son lieu de travail habituel, mais peut rentrer chez lui après sa journée de travail ;
- Le grand déplacement ou voyage d’affaires : quand le salarié ne peut pas rentrer chez lui, car il se retrouve à plus de 50 km de son domicile ou à plus de 1h30 en transports en commun.
Les différents types de frais de déplacement professionnel
Qu’ils prennent moins d’une journée en France ou plus d’une semaine à l’étranger, tous les déplacements professionnels génèrent des dépenses. Mais lesquelles sont prises en compte dans les T&E ? Attention, l’employeur ne rembourse que les frais avancés par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise, c’est-à-dire a minima le transport, le repas et l’hébergement payés pour la mission professionnelle. Il est néanmoins possible d’ajouter d’autres types de frais dans une politique voyage interne (forfait internet, téléphone, vêtements de travail, cadeaux clients…).
D’après l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels, pour qu’une dépense soit considérée dans un processus T&E, le salarié doit respecter 3 règles :
- Les frais engagés par l’employé répondent aux besoins de la mission professionnelle ;
- Le montant des dépenses est raisonnable ;
- Un justificatif des dépenses engagées est fourni à l’employeur.
Les frais de transport
Par définition, le salarié se déplace. Il choisit donc un moyen de transport autorisé par la politique voyage et adapté à la mission professionnelle : train, avion, bus, taxi, voiture de location…
Si l’employé utilise son véhicule personnel, les frais T&E sont généralement calculés sur la base du barème kilométrique de l’Urssaf, et non sur un calcul au réel. Il faut également prendre en charge les dépenses liées au parking. Découvrez-en plus sur les règles des déplacements professionnels dans nos articles.
Les frais de repas
En général, le salarié sera obligé de manger au moins une fois à l’extérieur pendant son déplacement. Il peut également s’agir d’un repas d’affaires, avec des clients ou des fournisseurs, que l’entreprise peut intégralement rembourser selon sa politique T&E.
Les frais d’hébergement
Si l’employé ne peut pas rentrer chez lui le soir, alors l’entreprise doit compter les frais d’hébergement dans le T&E. Attention, tout comme les autres dépenses, votre collaborateur ne peut pas réserver une nuit d'hôtel n’importe comment. L’entreprise peut exiger un budget maximum à respecter ou de passer par des hôtels partenaires, par exemple.
Pourquoi maîtriser ses processus T&E ?
Les frais professionnels liés au T&E constituent entre 8 et 12 % du budget total moyen d’une entreprise (étude Aberdeen). Si vous ne maîtrisez pas ces coûts, vous dépenserez plus que nécessaire lors des déplacements. Il faut pouvoir suivre précisément les trajets et les frais occasionnés afin de contrôler le respect de votre politique T&E et de trouver des pistes d’économies (négociations avec des hébergements, tarifs de groupe…).
De plus, une gestion T&E maîtrisée vous fait gagner du temps. De la réservation des voyages d’affaires au remboursement des notes de frais, de bonnes méthodes et de bons outils vous permettront d’éviter les erreurs et d’accélérer tous vos processus en interne. Vous gardez aussi un œil sur votre budget, répondez rapidement aux questions et savez mieux vous adapter en cas de problème. De quoi se rendre plus efficace et plus serein avant, pendant et après chaque voyage d’affaires !
Comment rédiger sa politique T&E ?
Une politique T&E, ou politique voyage, rassemble toutes les règles liées à l’organisation des déplacements professionnels d’une entreprise. Plateforme de réservation, type de transport autorisé, conditions de remboursement, budget maximum, programmes de fidélité… ainsi que les achats non pris en charge par l’entreprise.
Pour la construire à son image et à ses valeurs, suivez 4 grandes étapes :
- Définissez les objectifs de la politique voyage ;
- Écoutez les besoins des collaborateurs ;
- Communiquez la politique voyage aux salariés ;
- Utilisez un outil de gestion T&E.
Choisir son logiciel T&E pour la gestion des dépenses
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Générer un rapport d’analyse des dépenses T&E
Vous souhaitez économiser sur vos voyages d’affaires ? Un suivi précis et actualisé des dépenses est nécessaire. Vous devez pouvoir facilement répertorier tous les frais occasionnés par chaque trajet, les catégoriser et en tirer des conclusions.
Dans l’idéal, vous générez des rapports d’analyse au format souhaité, complets et visuels, afin de découvrir les postes de dépenses les plus importants et trouver des pistes d’amélioration. Créez votre propre modèle dans un outil spécifique afin de l’adapter à vos besoins et à votre politique T&E.
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