Votre salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels ? S’il remplit certaines conditions, il peut vous demander un remboursement des indemnités kilométriques. Pour calculer le montant, vous vous appuierez sur le barème kilométrique annuellement mis à jour par l’administration fiscale française, qui couvre l’utilisation du véhicule.
Comment traiter et rembourser ces frais professionnels engagés par le salarié ? Qui y a droit en entreprise ? On vous explique tout sur la gestion des déplacements professionnels.
Comment obtenir un remboursement des indemnités kilométriques ?
L’indemnité kilométrique, ou barème kilométrique, est un dispositif consistant à rembourser les frais de transport engagés par un salarié, à la condition qu’il ait utilisé son véhicule personnel pour son activité professionnelle (voir arrêté du 20 décembre 2002). L’indemnité s’applique pour une voiture thermique, une voiture électrique, un deux-roues ou un cyclomoteur. Elle prend en compte le type de véhicule et la distance parcourue dans l’année.
Pour obtenir un remboursement des indemnités kilométriques, il faut être salarié, titulaire de revenus non commerciaux, titulaire de revenus agricoles relevant du régime simplifié ou une entreprise individuelle BIC ayant opté pour la tenue d’une comptabilité super-simplifiée.
Vos salariés utilisent un transport en commun (avion, train, bus, taxi) pour leurs missions ? Alors vous opterez plutôt pour un remboursement des frais réels, sur présentation de justificatifs et d’une note de frais dûment remplie. Dans l’idéal, vous vous fierez à votre politique voyage, définissant toutes vos règles sur les déplacements professionnels.
Quand l’employeur doit-il rembourser les frais kilométriques ?
L’employeur a l’obligation de rembourser les dépenses engagées par un salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour des motifs professionnels, à condition qu’il s’agisse :
- D’un véhicule dont le salarié ou un membre de sa famille est propriétaire ou copropriétaire ;
- D’un véhicule loué ;
- D’un véhicule prêté gracieusement (en justifiant la prise en charge des dépenses liées à l’entretien et au carburant).
Bien évidemment, si le salarié se déplace en voiture de fonction, il n’y a pas lieu de rembourser. C’est vous, l’employeur, qui supportez déjà cette charge.
Frais réel ou indemnité kilométrique ?
Il y a deux façons de rembourser les dépenses professionnelles liés au transport :
- Remboursement au forfait, via une prime de déplacement dont le montant est fixé à partir des barèmes kilométriques de l’Urssaf ;
- Remboursement au réel, sur présentation de justificatifs.
Lorsque l’employé utilise son véhicule personnel, le calcul des frais de déplacement s’effectue généralement sur la base du barème kilométrique de l’Urssaf. Le remboursement au réel est plutôt utilisé dans le cadre de grands déplacements, qui nécessitent de réserver un hôtel pour la nuit.
De plus, l’indemnité kilométrique peut être due pour le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail, si le salarié a opté pour une déduction détaillée de ses frais réels dans sa déclaration de revenus (à la place de la déduction forfaitaire de 10 %).
Quels justificatifs de paiement sont acceptés pour le remboursement ?
L’avance du barème kilométrique, c’est qu’il n’y a pas besoin de justifier ses frais de carburant, d’assurance et d’entretien. Le montant à rembourser est déjà calculé sur ces dépenses-là.
En revanche, le salarié doit présenter un justificatif concernant le kilométrage déclaré dans le cadre des missions professionnelles. Il faut donc précieusement conserver l’historique des trajets effectués pour le compte de l’entreprise. Pour ce faire, rien de plus simple qu’une application mobile dédiée au déplacement professionnel comme Selectour Affaires ! Ainsi, vous suivez précisément les dépenses engagées par vos collaborateurs, tout en évitant les erreurs de saisie et les pertes de factures.
Quel est le barème des indemnités kilométriques en 2024 ?
Le barème kilométrique est calculé en fonction du type de véhicule, de sa puissance et de la distance parcourue dans l’année. On vous donne tout le détail pour le calcul des frais de déplacement professionnel au forfait.
Attention : une convention collective peut prévoir des indemnités kilométriques supérieures au barème de l’Urssaf.
Le barème kilométrique 2024 : voiture thermique
L’indemnité kilométrique couvre ici les dépenses de carburant, l’usure (dont les réparations et l’entretien), l’assurance auto et les loyers dans le cas d’une location.
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5000 km | De 5001 à 20000 km | Au-delà de 20000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0.529 | (d x 0.316) + 1065 | d x 0.370 |
| 4 CV | d x 0.606 | (d x 0.340) + 1330 | d x 0.407 |
| 5 CV | d x 0.636 | (d x 0.357) + 1395 | d x 0.427 |
| 6 CV | d x 0.665 | (d x 0.374) + 1457 | d x 0.447 |
| 7 CV et plus | d x 0.697 | (d x 0.394) + 1515 | d x 0.470 |
Le barème kilométrique 2024 : voiture électrique
Pour une voiture électrique, il suffit d’effectuer le calcul avec le barème des véhicules thermiques puis de majorer le résultat de 20 %. Cette indemnité kilométrique comprend aussi la location de la batterie électrique et les frais de rechargement.
Le barème kilométrique 2024 : deux-roues motorisée
Pour le remboursement de l’indemnité kilométrique, il faut distinguer les deux types de deux-roues motorisées :
- Les motocyclettes qui peuvent rouler à plus de 50 km/h et dont la cylindrée est supérieure à 50 cm3 ;
- Les cyclomoteurs qui circulent à une vitesse maximum de 45 km/h et dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3.
Voici le barème des indemnités kilométriques 2024 pour les motocyclettes :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Au-delà de 6000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0.395 | (d x 0.099) + 891 | d x 0.248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0.468 | (d x 0.082) + 1158 | d x 0.275 |
| Plus de 5 CV | d x 0.606 | (d x 0.079) + 1583 | d x 0.343 |
Et le barème des indemnités kilométriques 2024 pour les cyclomoteurs :
| Jusqu'à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Au-delà de 6000 km | Jusqu'à 3000 km |
|---|---|---|---|
| d x 0.315 | (d x 0.079) + 711 | d x 0.198 | d x 0.315 |
Besoin d’en savoir plus sur le remboursement des indemnités en entreprise ? Sachez qu’il existe aussi un barème pour l’indemnité de frais repas et un barème pour chaque avantage en nature (repas, titre restaurant, hébergement…).
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